Så behandlas personuppgifter i Medarbetarnavet

Medarbetarnavet är en tjänst för medarbetarundersökningar och pulsmätningar som Roligt AB levererar till kommuner.

Vem ansvarar

Kommunen som använder Medarbetarnavet är personuppgiftsansvarig. Roligt AB är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna bara enligt kommunens instruktioner i personuppgiftsbiträdesavtalet. Kommunen bestämmer den rättsliga grunden. För medarbetarundersökningar är det vanligen kommunens arbetsmiljöarbete (arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö) eller en uppgift av allmänt intresse. Frågor om grunden och om dina rättigheter ställer du till din kommun.

Vilka uppgifter som behandlas

• Personregistret som kommunen för in (från fil, kommunens katalog eller API): namn, anställningsnummer, e-post, mobilnummer, enhet, chef, kön, födelseår, yrke, anställningsform, anställningsår och id i kommunens inloggning. Mobilnummer och födelseår är krypterade.
• Mottagare av en undersökning: att en inbjudan och påminnelser skickades, via vilken kanal, och vilket datum personen svarade.
• Svaren: sparas utan namn, e-post, länk och tidpunkt, och utan koppling till mottagaren. Med svaret följer åldersgrupp, anställningstid i intervall och kön, i klasser som är tillräckligt stora inom arbetsplatsen. Fritextsvar är krypterade och kan innehålla det som den som svarar själv skriver.
• Personalkonton (HR, chefer och andra som arbetar i tjänsten): namn, e-post, lösenord (bara som hash), tvåstegsverifiering, roller och senaste inloggning.
• Handlingsplaner: datum och antal deltagare för dialogen (aldrig namn), fokusområden och åtgärder med ansvarig.
• Loggen: vem som gjorde vad och när, med IP-adress, också vem som har läst personuppgifter, resultat och fritext.

Anonymiteten

Ett svar skrivs till databasen tillsammans med andras svar, i blandad ordning, så att det inte går att se vem som svarade vad, inte heller för kommunen eller Roligt. Resultat visas bara för grupper med minst så många svar som kommunens gräns (förvalt fem), och inte för grupper som skulle göra det möjligt att räkna fram en mindre grupp. Fritext har en egen, högre gräns och kan granskas och maskeras av HR innan chefer ser den. Samma regler gäller i rapporter, export och API. Läs mer i hur svaren skyddas.

Hur länge uppgifterna sparas

• Svar, mottagare och utskick tas bort när kommunens tid efter att undersökningen stängt har gått (förvalt fem år). Undersökningens namn, frågor och handlingsplaner finns kvar.
• Loggen sparas i fem år och tas sedan bort automatiskt.
• Systemloggar (driftens loggar) sparas i tolv månader.
• Personregistret speglar kommunens register. En person kan raderas eller anonymiseras; svaren berörs inte.
• Säkerhetskopior sparas i 35 dagar.
• När avtalet upphör får kommunen en export av allt, och sedan raderas all kommunens data. Kommunen får ett intyg om raderingen.

Var uppgifterna finns: underbiträden

Tjänsten drivs i Amazon Web Services (AWS), region eu-north-1 i Stockholm: servern, databasen, säkerhetskopiorna och krypteringsnycklarna (AWS KMS). Trafiken till tjänsten går via Amazon CloudFront, utan att svar sparas där. När e-post och sms skickas sker det via AWS tjänster i EU (Amazon SES och AWS End User Messaging). Allt är krypterat vid lagring och under överföring. Jämförelser med Kolada använder bara öppna värden på kommunnivå från Kolada.

Dina rättigheter

Du kan begära ett registerutdrag, rättelse och radering hos din kommun. Registerutdraget visar alla uppgifter om dig i tjänsten och förklarar att dina svar inte kan kopplas till dig. Därför kan varken kommunen eller Roligt ta fram eller radera just dina svar.

Kontakt

Begäranden om dina uppgifter gör du hos din kommun, som är personuppgiftsansvarig. Frågor om tjänsten och om hur Roligt AB behandlar uppgifterna som biträde kan du skicka till hej@medarbetarnavet.se.